OTOMATISASI KANTOR (OA)
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Asal mula otomatisasi kantor diawal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, IBM memasarkan mesin yang disebu tMagnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetic secara otomatis.
Otomatisasi kantor, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan.
Tujuan otomatisasi perkantoran
Secara umum OA dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas; yang memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik serta dengan penampilan yang lebih menarik; dan mampu menyediakan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan
Manfaat Otomatisasi Kantor
Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.
Sistem Elektronik Formal dan Informal
Sistem Elektronik Formal dan Informal. Beberapa sistem OA direncanakan secara formal, dan mungkin didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis, mirip SIM. Namun, sebagian besar sistem OA tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis, mirip DSS.
SISTEM ELEKTRONIK FORMAL, didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM.
SISTEM ELEKTRONIK INFORMAL, tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS.
Konsep-konsep otomatisasi
- Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
- Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
- Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
- Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
- Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.
Strategi yang disarankan untuk melaksanakan otomatisasi perkantoran :
1. Sediakan sumberdaya komputer
2. Sediakan akses ke sumberdaya informasi
3. Sediakan perlengkapannon computer
4. Gunakan konferensi telepon
5. Sediakan pertemuan rutin
6. Lakukan rutinitas kerja
Para pengguna OA :
1. Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
2. Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi.
3. Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.
Aplikasi Otomatisasi Kantor :
· Pengolahan kata (word Processing).
· Surat elektronik (electronic mail).
· Voice mail.
· Kalender elektronik (electronic calendaring).
· Konfrensi audio.
· Konfrensi video.
· Konfrensi komputer.
· Transmisi faximile (FAX)
· Videotex.
· Desktop publishing.
1. PENGOLAHAN KATA
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak .
Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.
2. SURAT ELEKTRONIK
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
Surat elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvensional.
3. VOICE MAIL
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
4. KALENDER ELEKTRONIK
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard.
Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.
5. KONFRENSI AUDIO
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference call merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan.
Daya tarik konfrensi audio :
1. Biaya peralatan yang diperlukan berada dalam jangkauan hampir semua perusahaan.
2. Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.
3. Dapat disiapkan dalam beberapa menit.
Membuat konfrensi audio lebih efisien :
1. Orang yang mengorganisasikan konfrensi harus bertindak sebagai moderator.
2. Jumlah peserta tidak terlalu banyak.
3. Salinan dari agenda konfrensi harus disediakan untuk para peserta sebelumnya, mungkin dengan menggunakan FAX.
4. Jika peserta berbicara harus mengidentifikasikan dirinya.
5. Rekaman konfrensi harus disimpan.
6. Salinan kertas dari rekaman harus disiapkan dan dibagikan kepada para peserta.
6. KONFRENSI VIDEO
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
Konfigurasi dasar konfrensi video :
· Video satu arah dan audio satu arah, sinyal video dikirimkan dari satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat penerima.
Co. : pimpinan proyek yang menyebarkan informasi untuk beberapa anggota tim yang tersebar di beberapa tempat.
· Video satu arah dan audio dua arah, kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama.
· Video dan audio dua arah, komunikasi berlangsung dua arah. Cara ini merupakan penggunaan elektronik yang paling mahal.
7. KONFRENSI KOMPUTER
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.
8. TRANSMISI FAXIMILE
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain.
FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara mudah dan cepat.
9. VIDEOTEX
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan
10. DESKTOP PUBLISHING
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.
Aplikasi Desktop Publishing terbagi dalam 3 area :
· Aplikasi administratif, meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan interne perusahaan, seperti : korespondensi, laporan.
· Aplikasi teknis, meliputi materi pelatihan seperti slides, overhead transparencies.
· Grafik perusahaan, meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk digunakan diluar perusahaan.
Pengaruh Organisasi terhadap Paduan OA Manajer
| Aplikasi OA | Perusahaan dengan 1 lokasi | Perusahaan dengan operasi yang terserbar secara geografis |
| Kalender elektronik | Ö | Ö |
| Pengolahan kata | Ö | Ö |
| Surat elektronik | Ö | Ö |
| Voice mail | Ö | Ö |
| FAX | Ö | Ö |
| Konfrensi audio | Ö | Ö |
| Videotex | Ö | Ö |
| Konfrensi video | | Ö |
| Konfrensi Komputer | | Ö |
| Desktop Publishing | Ö | Ö |
Komunikasi Informasi. Kata kunci yang membedakan OA dengan subsistem CBIS lain adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis.
Orang-orang di Dalam dan di Luar Perusahaan. Sistem OA masa kini memudahkan komunikasi tidak hanya diantara orang-orang didalam perusahaan, tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar